Uma solicitação de Compras ou de Cotação (ambas através do CD1406) seguem o mesmo fluxo hierárquico, independente de serem urgentes ou não.
Através desta rotina, se o item da solicitação estiver marcado como “Urgente”, a integração será realizada
através de um novo tipo de documento.
Com isto, o fluxo de aprovação (hierarquia) poderá ser diferenciada (outros aprovadores).
Além disto, assim que as pendências forem aprovadas, as ordens de compra serão geradas automaticamente.
Não há uma distinção durante a aprovação das cotações daquilo que é urgente ou não.
A área solicitante tem que entrar em contato com a área de compras e comunicar isto.
Também não há uma rotina de solicitação de contratos, onde a área solicitante possa solicitar a criação de
um novo contrato ou um item em um contrato já existente.
Para isto, ela (área responsável) tem que ter acesso a tela de implantação de contratos ou solicitar
através de um e-mail a área responsável pelos contratos.
Através de rotinas especificas, no momento da cotação de preços através do OC0201, o fluxo de aprovação no MLA será diferenciado.
Se esta cotação tiver origem em uma solicitação de compras “urgente”, o fluxo será através de um novo tipo de documento.
O solicitante, no momento da solicitação (CD1406) poderá informar que se trata de uma “Solicitação de Contrato”.
Ao finalizar a cotação, o comprador poderá confirmar que é referente a uma “solicitação de contrato”, definindo se é Produtivo ou Improdutivo.
Sendo uma “solicitação de contrato”, quando a aprovação for realizada, o contrato será gerado automaticamente.
Se o contrato já existir (caso o comprador informe o contrato origem no OC0201), apenas o item novo será acrescentado ao contrato.
Desta forma, no momento da cotação, poderão existir as seguintes situações:
Cotação “Normal”
Cotação “Urgente”
Cotação para geração de contrato Produtivo
Cotação para geração de contrato Improdutivo
Não há distinção de compras de materiais produtivos ou improdutivos.
Através de uma customização, podemos distinguir aprovações distintas para compras de produtivos e improdutivos.
Os improdutivos teriam aprovação na cotação, onde ocorrerá a aprovação em 3 níveis:
Centro de Custo do Requisitante, Investimentos (se houver) e Centro de Custo Débito.
Os aprovadores que aprovarem no 1º nível, não aprovarão no 2º nível.
Os produtivos teriam aprovação no pedido de compra, onde a aprovação será através da lotação informada no item x estabelecimento.
É nos parâmetros do item x estabelecimento que também se determinar sé é produtivo ou improdutivo.
Os preços implantados através do CC0312 ficam disponíveis assim que cadastrados, sem que haja uma análise/aprovação da área responsável.
Também não há um controle de todas as implantações ou alterações de preços realizadas.
As tabelas de preços implantadas através do CC0312 passam a integrar com o MLA.
A tabela ficará INATIVA até que as pendências sejam aprovadas. O Campo “Situação” (Ativa/Inativa) fica desabilitado na inclusão/alteração.
Desta forma, os preços só estarão disponíveis para o compras depois que todos os aprovadores da hierarquia efetuarem as aprovações.
Muitas das tabelas de preços estão em planilhas e este preços tem eu ser cadastrados manualmente através do CC0312.
É um trabalho dobrado, que em muitas vezes permite que ocorram erros de digitação pela área responsável.
Através de um programa específico, as tabelas de preços poderão ser importadas através de planilhas previamente preenchidas.
Esta importação passará pela aprovação do MLA e após as aprovações os registros serão criados automaticamente no CC0312.
Se houver a necessidade da alteração de quantidade ou valor em um contrato já existente,
esta tem que ser realizada somente pela área responsável.
Além disto, não há o registro de todas as alterações realizadas em um determinado contrato.
Através de uma tela específica, o usuário poderá solicitar o acréscimo de quantidade ou valor em um contrato já existente.
Os campos relativos a quantidade e valor no contrato ou item do contrato (CN0201) ficam desabilitados, impossibilitando que se faça as alterações por ali.
Assim que as aprovações forem realizadas para esta solicitação, será efetuado automaticamente o acréscimo da quantidade ou valor no contrato.
Para um contrato de compras já existente, se houver a necessidade de acrescentar uma nova parcela (entrega), esta tem que ser feita através da tela de implantação de parcelas do contrato, sem que haja um controle/aprovação deste “acréscimo” e isto geralmente é feito somente pela área responsável de contratos.
Através de uma tela específica, o usuário poderá solicitar a inclusão de uma nova parcela em um contrato já existente.
A data de entrega desta parcela ficará como 31/12/2999, impossibilitando que a mesma seja recebida.
Assim que as aprovações forem realizadas, a data de entrega será ajustada para a data informada pelo usuário.
Os pedidos emergenciais não são permitidos aos usuários, pois não há um controle de quem possa fazê-los.
Além disto, se há esta permissão, não há uma distinção de fluxos hierárquicos dentro do MLA.
Através de rotinas específicas, são realizadas as parametrizações de permissões do comprador ao CC0300, informando para qual tipo de pedido emergencial ele tem permissão.
Estes tipos podem ser do tipo Direta, Financeiro, Reforma, Presidência, etc.
No momento em que o comprador estiver fazendo um pedido emergencial através do CC0300 são apresentados apenas os tipos ao qual ele tem permissão.
Dependendo do tipo selecionado, a integração com o MLA seguirá um fluxo hierárquico diferente
(pois o tipo está relacionado a um tipo de documento MLA0101).
Desta forma teremos um controle de quem tem permissão para fazer pedidos emergenciais e não teremos apenas um fluxo hierárquico.
Não há um controle do valor total de um projeto e nem de liberações (valores/saldo) realizadas para eles.
Também não há uma forma de monitorar este processos, detalhando as liberações, utilizações (pedidos) e saldo.
Através de rotinas específicas, poderá ser informado um limite de valor para o processo de compras no OC0202.
Para que se inicie um novo processo, o fluxo será da seguinte forma:
O usuário faz a solicitação deste processo através do CD1406 como uma solicitação de compras.
Assim que o comprador for efetuar a cotação (no OC0201) e perceber que se trata de um processo de compras,
ele então cadastra o processo no OC0202 e informa o limite de valor.
Feito isto, ele então faz a cotação e informa o número do processo cadastrado.
Esta cotação então integrará com o MLA como um novo tipo de documento, agora relativo a solicitação de criação de um processo.
Assim que a aprovação for feita, as “movimentações” poderá ser realizadas através de pedidos emergenciais (CC0300).
O comprador então irá informar se o tipo é de Serviço ou Material. Com isto, através de uma tela específica, é feito o monitoramento deste processo, onde pode-se saber qual o valor total, quanto foi solicitado, quais as movimentações realizadas e o saldo.
Não há a possibilidade da aprovação da área responsável para as duplicatas geradas na entrada das notas fiscais no recebimento.
Elas são geradas e assim que as notas atualizadas os títulos são gerados automaticamente no APB,
sem que haja um controle ou aprovação antecipadamente.
No momento da geração da Duplicata da NF no recebimento é realizada uma integração com o MLA.
A atualização da NF através do RE1001 ou RE1005 só será permitida caso as pendências relativas a duplicata estiverem aprovadas.
Se parametrizado e houver alguma diferença entre a quantidade ou preço entre a nota fiscal e o pedido de compras,
não há um controle da entrada desta NF.
Também não há um registro de todas as NF que deram entrada com estas divergências.
Se houver alguma variação de quantidade ou preços durante a atualização da nota fiscal, será feita uma integração com o MLA.
Somente após a aprovação das pendências, é que esta nota fiscal poderá ser atualizada.
Não existe a aprovação da área responsável para as ordens e projetos de investimentos cadastradas pelas áreas.
Assim como também não existe um controle de permissão,
determinando quais usuários podem usar quais ordens de investimentos nas compras.
Na criação de um projeto ou ordem de investimentos, é realizada a integração com o MLA.
Se o projeto ou a ordem de investimentos estiverem pendentes, o usuário não poderá utilizá-los.
Além disto, a rotina possui um controle de permissão por usuário nas ordens de investimentos.
Através de uma tela específica é dada a permissão (ordem de investimentos x usuário).
Se o usuário não tiver permissão nesta ordem de investimento, também não poderá utilizá-la.
As solicitações de compras ou solicitações de cotação, seguem um mesmo fluxo hierárquico,
independente se foi informada uma ordem de investimentos ou não.
Desta forma, se a ordem de investimentos foi informada, não existirá o conhecimento e nem a aprovação da área responsável pelos projetos.
No momento em que a solicitação de compras estiver sendo criada (CD1406) e for informada uma ordem de investimentos, será gerada uma pendência para um tipo de documento específico.
Desta forma, pode-se criar um fluxo hierárquico diferenciado do padrão, solicitando aprovações de aprovadores relacionados a área de investimentos.
Para se fazer a transferência de uma verba de investimentos de uma ordem/projeto para outra ordem/projeto, o usuário tem que diminuir a verba da ordem/projeto origem e aumentar a verba da ordem/projeto destino.
Com isto, há a chance de erros no momento da informação dos valores nestas duas alterações
e também não há registro das alterações realizadas.
Através de um programa específico, é realizada a transferência da verba de investimento de um projeto/ordem para outro projeto/ordem.
Esta “solicitação de transferência” é submetida ao MLA e após aprovação das pendências é realizada a transferência do valor.
As transferências realizadas poderão ser visualizadas através de uma telinha específica.
As verbas liberadas nas ordens/projetos de investimentos não passam pela aprovação da área responsável.
Também não existe um controle de todas as liberações realizadas pelos usuários.
O valor da verba informada numa ficha de liberação ou ordem de investimentos é submetida a aprovação no MLA.
Enquanto as pendências não forem aprovadas, esta verba/valor não ficará disponível para uso.
Assim que aprovada as pendências o valor liberado estará disponível para uso.
Para se fazer o lançamento de despesas de uma determinada viagem, o usuário tem que solicitar a área financeira que faça o lançamento das antecipações ou títulos para pagamento.
Além disto, não há um controle/amarração destes lançamentos a um determinado documento/número/projeto, dificultando o controle destes lançamentos.
Mesmo com a ativação dos documentos de antecipação e títulos no MLA, há a necessidade da aprovação de lançamento a lançamento, sem o agrupamento deles.
Através de rotinas específicas, o usuário poderá cadastrar uma solicitação de despesa (relativa a uma viagem, por exemplo).
Esta “solicitação de despesa” irá integrar ao MLA, utilizando o tipo de documento informado
no cadastro do tipo de despesa (específico da rotina).
Desta forma, pode-se montar fluxos hierárquicos diferentes para cada tipo de despesa.
Assim que esta solicitação for aprovada, é gerado automaticamente o título ou a antecipação no APB.
Não há controle da área financeira das prestações (Adiantamento ou Acerto) realizadas pelos usuários.
No momento da criação de uma prestação de contas (Adiantamento ou Acerto de Contas) será realizada uma integração com o MLA.
A prestação de contas poderá ser feita através do PORTAL MLA e não mais somente através da rotina por dentro do TOTVS.
Os lotes contábeis não passam pela aprovação da área financeira.
Desta forma, eles são implantados e liberados sem que se faça um controle deles.
Os lotes contábeis do APB implantados pelos usuários da área financeira serão integrados ao MLA.
A aprovação do lote APB através do PORTAL MLA assume a “liberação” atualmente realizada através do programa de implantação de lotes.
Desta forma, não há a necessidade de fazer esta liberação através do TOTVS.
As antecipações são realizadas somente através da tela de implantação de antecipações do TOTVS.
Para muitos usuários, devido a complexidade da tela, torna-se um processo difícil, dependendo da área financeira para realizar tal tarefa.
Através de uma tela “simplificada”, o usuário poderá solicitar uma antecipação ao contas a pagar.
Assim que esta “solicitação” for aprovada, a antecipação é gerada automaticamente no APB.
Para se fazer o lançamento de despesas de uma determinada viagem, o usuário tem que solicitar a área financeira que faça o lançamento das antecipações ou títulos para pagamento.
Além disto, não há um controle/amarração destes lançamentos a um determinado documento/número/projeto, dificultando o controle destes lançamentos.
Mesmo com a ativação dos documentos de antecipação e títulos no MLA, há a necessidade da aprovação de lançamento a lançamento, sem o agrupamento deles.
Através de rotinas específicas, o usuário poderá cadastrar uma solicitação de despesa (relativa a uma viagem, por exemplo).
Esta “solicitação de despesa” irá integrar ao MLA, utilizando o tipo de documento informado no cadastro do tipo de despesa (específico da rotina).
Desta forma, pode-se montar fluxos hierárquicos diferentes para cada tipo de despesa.
Assim que esta solicitação for aprovada, é gerado automaticamente o título ou a antecipação no APB.
Não há um controle das áreas para os clientes e/ou fornecedores implantados no TOTVS.
Além disto, este cadastro tem que ser realizado somente pela área responsável.
Os clientes e fornecedores cadastrados no CD0401 ou CD0704 são submetidos a aprovação no MLA.
O fornecedor ficará INATIVO e o cliente com CREDITO SUSPENSO até que as pendências sejam aprovadas.
Nas aprovações e rejeições são enviados e-mails para o usuário que efetuou o cadastro do cliente/fornecedor.
Não há um controle das áreas dos itens implantados no TOTVS.
Além disto, não existe uma tela simplificada onde a própria área solicitante possa fazer a solicitação da criação de um item novo.
Todo este processo é realizado através de um e-mail, enviado pela área solicitante a área responsável pelo cadastro.
O item cadastrado no CD0204 será submetido a aprovação no MLA.
Até que ele seja aprovado, o item ficará como TOTALMENTE OBSOLETO.
Desta forma, o mesmo não poderá ser utilizado.
É disponibilizada também um tela onde o usuário poderá solicitar a criação de um novo item.
Seria um processo anterior ao CD0204, onde são informados os dados necessários para o cadastro do item no CD0204.
Este processo também é integrado ao MLA.
Quando se tem mais de uma base centralizada e aprovadores em comum (que aprovam em todas estas bases), é necessário que estes aprovadores fiquem trocando de empresa para poderem visualizar suas pendências.
Através de um pacote de customizações, as pendências do MLA ficam centralizadas em apenas uma das plantas.
Com isto, estes aprovadores não necessitarão mais trocar a empresa para visualizar suas pendências.
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