Encontre aqui as respostas para as perguntas mais comuns sobre unificação de bases de dados.
Para cada tipo de informação existe uma classificação, podendo ser do tipo Parâmetro, Cadastro, Documento, Movimento ou Saldo.
Parâmetros
No caso dos parâmetros é feita uma análise para decidir se manterá os parâmetros da base principal (primeira base a ser unificada) ou de uma das outras bases seguintes.
Cadastros
No caso dos cadastros, onde não existe a empresa ou estabelecimento na chave, será feita uma equalização. Para cada tabela de cadastros é gerada uma planilha CSV onde
existirão as informações necessárias para a análise das áreas. O resultado desta análise resultará em arquivos DE/PARA.
Vamos supor que na primeira base a ser unificada o item “X” é CANETA e na segunda base a CANETA é o item “Y”.
Desta forma existirá um DE/PARA dos itens onde o DE será “Y” e PARA será “X”.
Assim sendo quando forem exportadas as informações da segunda base, todas as tabelas que conterem o campo item será realizado este DE/PARA substituindo o código do item.
Documentos
No caso dos documentos que são controlados através de um número (Solicitações ou Pedidos de Compras por exemplo) é feito um ressequenciamento deles.
Vamos supor que na primeira base a ser unificada existam 500 pedidos de compras. Estes são unificados mantendo a sua numeração original.
Vamos supor que na segunda base a ser unificada existam 200 pedidos de compras. Estes serão ressequenciados.
O pedido 1 passará a ser o 501 e assim por diante. Todas as outras tabelas onde existir o número do pedido também será ressequenciado.
Movimentos
Os movimentos de ambas as bases serão unificados.
Saldos
Os saldos serão somados (no caso onde as informações/cadastros/documentos forem iguais).
O tamanho da base final (unificada) vai depender da quantidade de registros das bases a serem unificadas. Porém, para as informações relativas a documentos e movimentos
(que são as maiores), podemos determinar uma “data de corte”. Exemplo: A empresa possui movimentação no TOTVS num período de 15 anos, porém apenas os últimos
5 anos são importantes. Desta forma, serão unificados os documentos e movimentos apenas dos últimos 5 anos.
As bases “originais” ficarão como “histórico” para eventuais consultas de documentos e movimentos antigos.
No caso das bases possuírem o mesmo código de empresa ou estabelecimento, será feito um DE/PARA. Exemplo: A primeira base a ser unificada possui a empresa 1 “X” e a segunda base possui o mesmo código 1 “Y”. Quando for unificada a segunda base, será feito um DE/PARA do código da empresa, de 1 para 2.
Todas as tabelas que possuírem o código da empresa será realizado o DE/PARA no momento da exportação dos dados. Esta regra valerá também vale para o estabelecimento.
Para cada área de negócio serão determinados quais serão os “Key Users”. Eles serão responsáveis pela validação dos dados unificados.
Estas validações serão realizadas com base em um “check list” (com as atividades diárias). Somente após OK dos Key Users é que a base unificada será liberada para produção.
Além disto, serão realizadas unificações testes antes da oficial.
A quantidade de bases talvez possa interferir no tempo necessário de unificação e da quantidade de unificações testes antes da oficial.
Já realizamos unificações de apenas 2 plantas como também de 48 plantas. Ou seja, a quantidade não interfere no resultado final.
De uma forma resumida, é feito da seguinte forma:
Primeiramente é feito uma classificação das tabelas de dados (produto padrão e específicas).
Em cima desta classificação são tomadas algumas ações (equalização dos cadastros por exemplo, resultado em planilhas de DE/PARA).
Em seguida é determinada a data em que será realizada a unificação oficial considerando a “janela de tempo” necessária para isto.
A Janela de Tempo considera todas as atividades até o momento da liberação da base unificada para os usuários em produção.
Para as bases de dados é determinada uma ordem de unificação (qual será a primeira e as próximas bases a serem unificadas).
A base unificada inicia zerada (sem dados) e então é feita a exportação e importação dos dados conforme a ordem das bases.
No momento da exportação é feito o ressequenciamento dos documentos e o DE/PARA dos cadastros e movimentações.
Estes dados (no momento da importação) então são gravados na base unificada.
Serão realizadas unificações testes (normalmente de 2 a 3 mas poderá variar conforme a quantidade de bases e a complexidade do projeto).
A cada unificação teste é feita uma validação com base nos Check Lists montados pelos Key Users.
Assim que todos usuários derem OK, então é programada a unificação oficial e liberada a base unificada para os usuários.
Analistas de negócio TOTVS serão envolvidos no projeto para que auxiliem na validação dos dados pelas áreas.
Será realizado um fechamento de estoque e contábil teste para validar se tudo está OK.
Assim que a base for liberada em produção é feito um acompanhamento das primeiras movimentações.
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